Als je een Internationale bijeenkomst gaat organiseren, heb je waarschijnlijk veel aan je hoofd. Zo moet je nadenken over: het thema, de sprekers, de locatie, de zaalopstelling, pers, de uitnodigingen etc. Om het wat soepeler te laten verlopen, hebben wij wat tips op een rijtje gezet.
Begin op tijd
Het is steeds belangrijker geworden om duurzame relaties op te bouwen met klanten of het eigen personeel. Een live evenement verbindt en verrijkt je relatie vaak op een positieve manier. Om een bijeenkomst goed te laten lopen, is het handig om op tijd te beginnen! Waarschijnlijk heb je onwijs veel ideeën, maar vergeet niet om gestructureerd te werk te gaan. De eerste stap is een analyse van jouw doel en doelgroep.
De inhoud
Denk goed na over hoe je de avond vorm wilt geven. Wat zijn je doelstellingen en waarmee ga je jouw doelgroep inspireren? Kies zorgvuldig een format, de sprekers en stellingen. Zorg er voor dat er naast het format tijd is voor onderlinge communicatie.
Naambadges
Om verwarring uit de weg te gaan, is het handig om mensen van naambadges te voorzien. Deze naambadges zijn er in veel verschillende soorten en maten. Laat zowel logo’s als namen op de badges drukken en je bijeenkomst zal een stuk soepeler verlopen.
Locatie
Je hebt een geschikte evenement locatie nodig. Een vollere, kleine zaal zorgt vaak voor een meer knusse en gezellige sfeer dan een grote halflege zaal. Stel jezelf ook de volgende vraag: wil je de deelnemers actief betrekken bij het programma? Let er in deze tijd wel op dat het op de locatie mogelijk is om je aan de coronamaatregelen te houden.
Congrestolk
Taalbarrières zijn erg vervelend op een Internationale bijeenkomst. Zijn er veel mensen die een andere taal spreken? Dan is het handig om een congrestolk in te huren. Zo zal iedereen elkaar begrijpen en met elkaar kunnen communiceren.
Sprekers
Kies je ervoor om sprekers uit te nodigen? Of laat je alleen de deelnemers het woord voeren? Dit hangt af van wat jouw doelen zijn van de bijeenkomst. Ga je voor sprekers? Laat de sprekers altijd goed weten wat je van hen verwacht, zo sta je niet voor verassingen.
